O dokumentach słów kilka – co jest potrzebne przy transakcji?

Ilość różnorakich dokumentacji i mnogość formalności obecnych przy każdym nabyciu lub zbyciu nieruchomości, może zniechęcić niejedną osobę do dalszego działania. Oczywiście, w sytuacji, gdy Klient korzysta z pomocy biura nieruchomości, to organizacja dokumentów najczęściej leży właśnie po stronie pośrednika, jednak czasem dzieje się tak, że to strona kupująca lub sprzedająca chce być w stu procentach odpowiedzialna za przygotowanie niezbędnych umów czy protokołów. W zależności od rodzaju transakcji droga zebrania wszystkich formalności może być dłuższa lub krótsza, a to z kolei głównie zależy od organu wydającego konkretny dokument oraz od tego, ile czasu realnie potrzebują na przygotowanie go.

Zakup / Sprzedaż mieszkania na rynku wtórnym – podstawowe dokumenty

Niezależnie od tego czy klient jest zainteresowany zbyciem lub nabyciem lokalu mieszkalnego na rynku wtórnym, należy przygotować się na to, że pierwszym i najistotniejszym dokumentem, z jakim zderzą się obie strony transakcji jest przedwstępna umowa sprzedaży. W tej umowie strony zapisują najistotniejsze kwestie oraz ustalenia, między innymi dotyczące ceny transakcyjnej, wysokości zadatku, terminu przystąpienia do umowy przyrzeczonej. Strona sprzedająca zobowiązuje się sprzedać dany lokal, a strona kupująca – kupić. Umowę przedwstępną można zawrzeć zarówno u notariusza, za co pobierana jest opłata z tytułu taksy notarialnej – ale ma też ona większą ważność, jak i w formie zwykłej, pisemnej umowy cywilnoprawnej.

Od 2024 roku obowiązkowym dokumentem, który należy przedłożyć przy umowie przyrzeczonej (oraz nierzadko w banku, jeśli transakcja jest kredytowana hipotecznie) jest świadectwo charakterystyki energetycznej. Do niedawna ten dokument był obligatoryjny przy domach jednorodzinnych, jednak teraz jest on wymagany od każdej osoby, chcącej sprzedać lub wynająć również mieszkanie w budynku wielorodzinnym. Certyfikat może sporządzić ekspert posiadający do tego odpowiednie uprawnienia, a zignorowanie tej konieczności może poskutkować nałożeniem kary finansowej na zbywcę.

Jeżeli nabywca chce kupić, a zbywca sprzedać spółdzielcze prawo własności do lokalu, dodatkowo należy zgłosić się do odpowiedniej spółdzielni o zaświadczenie, które obejmie najistotniejsze informacje o mieszkaniu, takie jak: do kogo naprawdę należy spółdzielcze prawo własności, ile jest metrów kwadratowych oraz czy zarówno lokal jak i budynek są wolne od zadłużeń i egzekucji komorniczych.

Ponadto, warto ubezpieczyć się też w zaświadczenia o braku osób zameldowanych i niezaleganiu w opłacaniu czynszu, co może być potrzebne notariuszowi przy końcowej umowie o przeniesienie prawa własności (umowa przyrzeczona).

Zakup / sprzedaż domu jednorodzinnego

O ile w tym typie transakcji odchodzi organizacja dokumentów od spółdzielni, o tyle dochodzą kolejne – między innymi wypis i wyrys z rejestru gruntów. O te dokumenty można zawnioskować elektronicznie lub osobiście w odpowiedniej jednostce (starostwo powiatowe, urząd miasta) w zależności od tego, gdzie położna jest nieruchomość. Wypis zawiera informacje odnośnie położenia domu lub działki, natomiast wyrys to nic innego jak mapa obrazująca to. Oba dokumenty są potrzebne, gdyż wzajemnie się uzupełniają.

Ponadto, przy zakupie/sprzedaży nieruchomości jednorodzinnej wybudowanej po 2000 roku warto odszukać pozwolenie na użytkowanie. Jest to też niezbędna rzecz do przedłożenia w banku, jeśli strona nabywająca stara się o kredyt hipoteczny. Jeżeli nieruchomość jest starsza i powstała co najmniej w latach 90tych, należy wówczas zamiennie dostarczyć dokument wymagany przez konkretny bank.

Zakup nieruchomości od dewelopera

Przy nabyciu lokalu mieszkalnego czy też domu od dewelopera sytuacja wygląda nieco przyjemniej, ponieważ za zdecydowaną większość dokumentacji formalnej, potrzebnej do tego, by transakcja się udała, odpowiada sam deweloper. To on wręcza potencjalnemu nabywcy prospekt, umowę deweloperską oraz wszystkie zezwolenia konieczne do tego, by w danym miejscu mogła powstać inwestycja. Najczęściej też organizuje spotkanie u notariusza.


... A co po zakupie?

Niestety, akt notarialny, który przeniesie na kupującego prawo własności to nie koniec przygody z dokumentami. Czekają bowiem na strony jeszcze protokoły zdawczo-odbiorcze, podczas których najczęściej (o ile nie ustalono tego w innym terminie) dochodzi do przekazania kluczy. W protokole, podpisywanym przez obie strony, znaleźć się powinny informacje dotyczące mieszkania takie jak wyposażenie i stan techniczny zarówno budynku jak i samego lokalu. Oprócz tego, w tym miejscu jest również czas na przepisanie liczników na nowego właściciela. Te dokumenty najczęściej stanowią ostatni etap transakcji.


Zdarza się, że uzyskiwanie wszystkich, potrzebnych dokumentów zajmuje sporo czasu, więc czasem warto uzbroić się w nie szybciej, zanim dojdzie do transakcji. Należy jednak uważać, ponieważ o ile świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne od jego wystawienia przez długie lata, o tyle dokumenty z urzędu miasta czy gminy często tracą ważność po miesiącu lub trzech, wymagając ponownego zawnioskowania o nie z datą bieżącą.